Das Versenden von personenbezogenen Daten via E-Mail ist schon seit langer Zeit nicht rechtmäßig, aber durch die DSGVO kommt dieses Thema mal wieder auf den Tisch. Generell gibt es eine Menge Lösungen, um E-Mails verschlüsselt zu versenden, daher hier nun exemplarisch zwei Möglichkeiten. Dabei ist die Variante mit einem ZIP Archiv eher bei gelegentlicher Nutzung vorteilhaft, da kaum technisches KnowHow benötigt wird. Die Punkt zu Punkt Verschlüsselung setzt voraus, dass beide Seiten die gleiche Verschlüsselung einsetzen und in Besitz des „öffentlichen Schlüssels“ ihres Gegenübers sind.
Anhänge verschlüsseln (7zip)
Die einfachste Variante in der Einrichtung ist das Verschlüsseln mit einem Kompressionsprogramm wie dem kostenlosen 7zip. So könnte man die personenbezogenen Daten in einem Word- oder Textdokument speichern und diese Datei dann zum ZIP Archiv umwandeln. Mit dem kostenlosen 7zip geht dies mit wenigen Klicks und der Empfänger muss in einer separaten E-Mail, SMS oder telefonisch dann noch das Passwort zum entschlüsseln erhalten. Eine knackige und gut bebilderte Anleitung findet sich bei CHIP:
https://www.heise.de/tipps-tricks/ZIP-Archiv-mit-einem-Passwort-schuetzen-So-geht-s-3907870.html
Punkt zu Punkt Verschlüsselung (OpenPGP)
Schickt man regelmäßig E-Mails mit personenbezogenen Daten, dann lohnt sich das Einrichten einer automatisierten Verschlüsselung. Dabei erzeugt man ein sogenanntes Schlüsselpaar, bestehend aus persönlichem und öffentlichem Schlüssel. Der persönliche Schlüssel sollte gut verwahrt werden, denn nur mit ihm kann man die Nachrichten wieder entschlüsseln. Der öffentliche Schlüssel steht im Idealfall öffentlich zum Download bereit (auf der eigenen Webseite oder bei öffentlichen Zertifikatsservern), da dieser nur zum Verschlüsseln der Nachricht eingesetzt werden kann.
Das kostenlose GPG4Win (für Windows) ist einfach einzurichten und bietet sogar ein komplettes Kompendium für interessierte Leser. Eine kurze Anleitung für die aktuelle Version 3 findet sich zum Beispiel auf der Website power-datenschutz.
Auch für apple bietet sich eine kostenlose Lösung an, wie ich hier gerade gefunden habe.