Da ich schon häufiger damit zu tun hatte, dass ein Mitarbeiter von einem Standort an einen Einzelplatz wechselt, wollte ich den Benutzer auch vom Exchange löschen und die E-Mails direkt beim Provider abholen lassen. Das Szenario tritt auf, wenn man die E-Mails via PopConnector abholt, weil der Exchange nicht alle Konten verwalten soll. Sicherlich hätte der Mitarbeiter auch seine E-Mails weiter am Exchange abholen können (jetzt über IMAP), aber die Last wurde zurück auf den Provider verschoben und ein Port weniger von außen zum Server.

Nach dem Löschen tritt es auf, dass intern geschickte E-Mails an den nun externen Mitarbeiter als unzustellbar zurück kommen. Die genaue Meldung war: „Die eingegebene E-Mail-Adresse konnte nicht gefunden werden. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, und versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden. Wenden Sie sich an den Helpdesk, falls das Problem weiterhin besteht.“

Exchange löscht ein Postfach erst nach 30 Tagen endgültig, daher diese Fehlermeldung. Um diesen Zustand nicht 30 Tage beizubehalten, kann man über die „Exchange Management Shell“ einen Befehl ausführen, um alle SoftDeleted Postfächer umgehend endgültig zu löschen. Gefunden habe ich das dieses Mal im TechNet und der Befehl lautet ():

Get-MailboxStatistics -Database „Mailbox Database“ | where {$_.DisconnectReason -eq „SoftDeleted“} | foreach {Remove-StoreMailbox -Database $_.database -Identity $_.mailboxguid -MailboxState SoftDeleted}

Achtung: Der Name der Datenbank, hier „Mailbox Database“, muss vielleicht noch manuell angepasst werden. Den Namen findet man z. B. in der „Exchange Management Console“ > „Serverkonfiguration“ > „Postfach“ im unteren Fenster.

Der Befehl kann einfach via Kopieren hier in die Zwischenablage kopiert werden und dann an der „Exchange Management Shell mit Rechtsklick „einfügen“.